Le recrutement d’un salarié entraîne la réalisation de démarches administratives avant même sa prise de poste. L’employeur a notamment pour obligation de remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), anciennement déclaration unique d’embauche (DUE).

La DPAE est l’acronyme de : déclaration préalable à l’embauche. Il s’agit d’une mesure qui vise à simplifier les obligations déclaratives de l’employeur lorsqu’il souhaite embaucher un salarié. Elle doit être réalisée pour chaque salarié, afin de prévenir l’administration fiscale, ainsi que les organismes intéressés (MSA, CPAM, etc.) de la signature d’un contrat de travail à venir.

Ainsi, toutes les démarches pour le calcul des cotisations sociales peuvent être enclenchées.

Faire une DPAE permet de :

• Couvrir l’entreprise en cas d’accident du travail du salarié.
• Ouvrir les droits sociaux du salarié.
• Profiter des éventuels dispositifs fiscaux applicables à votre entreprise pour l’embauche d’un salarié.
• Être en conformité avec les obligations légales qui incombent à l’employeur.

Par ailleurs, d’un point de vue pratique, la réalisation d’une DPAE permet d’accomplir, en une seule formalité, 6 démarches différentes et automatiques :

• Déclaration d’une première embauche dans un établissement.
• Demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale.
• Demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier salarié.
• Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.
• Demande d’examen médical d’embauche du salarié en vue de la visite médicale obligatoire.
• Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Au-delà de l’aspect légal, la réalisation de la déclaration DPAE permet de gagner du temps.

Oui, la DPAE est obligatoire dès lors qu’une entreprise embauche un salarié, que ce soit en CDD ou en CDI. Cette obligation vaut, quelle que soit la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, sa forme juridique ou encore les conditions d’exercice du contrat de travail.

Faire une DPAE à l’Urssaf est nécessaire dès lors qu’une entreprise embauche un salarié rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

Ainsi, la DPAE pour un apprenti est obligatoire.

En cas de congé de maternité d’une salariée, il est nécessaire de réaliser une DPAE uniquement si la salariée en question est remplacée par un nouvel employé. DPAE et grossesse ne sont donc pas systématiques. Concernant les employés saisonniers, une DPAE est également obligatoire. La déclaration en ligne est quasi identique à celle d’un salarié classique.

Dans certains cas, l’employeur n’a pas l’obligation de faire une DPAE et dans d’autres, il doit effectuer une déclaration spécifique.

• Les dispenses de DPAE :

La DPAE n’est pas nécessaire pour un stage. En effet, les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas besoin d’effectuer une DPAE stagiaire. La réglementation du contrat de stage implique simplement de mentionner les stagiaires dans le registre unique du personnel.

Le bénévolat ne rentre pas dans le champ d’application de la déclaration préalable d’embauche. Par conséquent, les associations n’ont pas à déclarer leurs bénévoles, dès que cela ne donne lieu à aucune contrepartie financière, aucun lien de subordination de nature salariale.

L’emploi d’une personne en service civique, et qui peut justifier de l’agrément dédié, ne nécessite pas de procéder à une DPAE. Cela s’explique par le fait que le contrat de collaboration signé dans le cadre du service civique ne relève pas du Code du travail.

• Les déclarations spécifiques :

Il existe 2 cas particuliers en ce qui concerne l’obligation de DPAE

Les assistantes maternelles : leur emploi par un particulier relève de la compétence du centre Pajemploi et non de l’Urssaf. Il est nécessaire de se rapprocher de cet organisme, mais il y a bien une dispense de DPAE.

Les intérimaires : L’entreprise de travail temporaire (ETT) a l’obligation de faire une DPAE pour son personnel permanent et le personnel intérimaire. L’entreprise utilisatrice, quant à elle, n’a pas à se soumettre à cette obligation.

La DPAE doit être faite avant la date de prise de fonction du salarié ou le début de la période d’essai. Pour la DPAE, le délai à respecter est de 8 jours avant la date prévisible de l’embauche.

Faire une DPAE implique de remplir un formulaire DPAE comprenant des mentions obligatoires suivantes  :

• Informations relatives à l’employeur  : raison sociale ou nom de l’employeur, code APE, adresse de l’établissement, numéro SIRET, numéro du service de santé au travail dont l’employeur relève s’il est affilié au régime général de la Sécurité sociale, numéro de téléphone.
• Informations relatives au salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale.
• Informations relatives au contrat : nature du contrat (CDD, CDI, contrat de travail temporaire), date et heure d’embauche, durée de la période d’essai du CDI ou de la période d’essai du CDD, service de santé au travail.

Cette fiche doit nous être envoyée au moins 8 jours avant la prise de poste du salarié :

Si vous ne respectez pas l’obligation de DPAE, vous vous exposez à plusieurs types de sanctions.

• Des sanctions civiles qui impliquent la régularisation de votre situation auprès de l’Urssaf, et notamment le paiement des cotisations sociales dues.
• Des sanctions administratives sous la forme d’une peine d’amende correspondant à 300 fois le taux horaire minimum garanti.
• Des sanctions pénales pour travail dissimulé. Ce délit est puni de 45 000 € d’amende et de 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique ou de 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.