Source : Urssaf, Les frais professionnels : prise en charge facultative des frais de transport personnels, prime de transport

Une prise en charge par l’employeur, sous forme de « prime de transport », des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est possible sous certaines conditions.

Si l’employeur (de droit privé ou de droit public) la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail.

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prime de transport doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.

En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.

La prise en charge n’est pas prévue si :

• le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
• le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;
• l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.

L’exonération de cotisations est admise dans la limite annuelle de 400 € en 2022 et 2023 (200 € en 2021) par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 700 € en 2022 et 2023 (500 € en 2021) pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Cette prime de transport est cumulable avec :

• le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques.
  Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets résidence habituelle – lieu de travail.
  L’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (résidence en dehors d’un périmètre de transports urbains ou utilisation indispensable du véhicule personnel en raison des horaires de travail, photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié, distance séparant la résidence habituelle du lieu de travail) ;
• le forfait mobilités durables dans la limite globale de 700 € en 2022 et 2023 (500 € en 2021) par an et par salarié ;
• la prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % du prix du titre d’abonnement aux transports publics (en 2022 et 2023)

Cette prime n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime de transport dans la base de calcul puis d’appliquer la déduction forfaitaire.

En cas de contrôle, lorsqu’il prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous la forme d’une indemnité forfaitaire kilométrique, l’employeur doit être en mesure de produire des justificatifs relatifs :

• au moyen de transport utilisé par le salarié ;
• à la distance séparant la résidence habituelle du lieu de travail ;
• à la puissance fiscale du véhicule ;
• au nombre de trajets effectués chaque mois.

L’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale.